Sundern und Jüchen zeigen, wie
kommunales Fördermittelmanagement gelingt

Seit 2016 hat Sundern die Fördermittelakquise und -betreuung zentral im Fachbereich „Finanzen" gebündelt. Die NRW.BANK hatte der Stadt damals beratend zur Seite gestanden. Mit der Einführung war die Kommune im Hochsauerlandkreis recht früh dran. Inzwischen nutzen bundesweit zahlreiche, vor allem größere Städte ein solches System. Trotzdem ist es vielerorts weiterhin üblich, dass jedes Fachamt Fördermittel für seine Anliegen selbst identifiziert, beantragt und abwickelt.

Doch auch hier setzt langsam ein Umdenken ein, beobachten kommunale Förderexperten wie Angelika Steinhäuser. Sie war lange selbst Fördermittelmanagerin und unterstützt heute in der NRW.BANK Kommunen und öffentliche Unternehmen in den Regierungsbezirken Düsseldorf und Köln beim Aufbau eines Fördermittelmanagements. „Angesichts der Vielzahl nötiger Investitionen und der angespannten Haushaltslage wächst die Bedeutung öffentlicher Fördermittel", stellt sie fest. „Deshalb ist es umso wichtiger, dass wir als wettbewerbsneutrale Förderbank unser Wissen, wie man ein Fördermittelmanagement etabliert, an die Städte und Gemeinden in NRW weitergeben.“ Keine Kommune könne es sich mehr leisten, hier Möglichkeiten zu verschenken.

Organisatorisch bringe die zentrale Bündelung klare Strukturen, erklärt Katharina Schrot, ebenfalls Expertin für die Fördermittelmanagementberatung der NRW.BANK und für die Regierungsbezirke Arnsberg, Detmold und Münster zuständig: „Standardisierte Prozesse vom Antrag bis zum Verwendungsnachweis sorgen dafür, dass nichts untergeht. Fachämter haben feste Ansprechpartner, die nicht nur die Förderlandschaft kennen, sondern auch gegenüber Bewilligungsbehörden als verlässliche Kontakte auftreten." Das beschleunigt die Bearbeitung – die zentrale Stelle greift auf erprobte Abläufe zurück. Fachämter können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren.

Finanziell zahlt sich das System ebenfalls aus: Durch gebündelte Expertise lassen sich die Bewilligungschancen erhöhen, weil Anträge präziser auf die Programmvorgaben zugeschnitten sind. Zudem sinkt das Risiko von Rückforderungen, weil Mittelabrufe, Nachweise und Fristen professionell dokumentiert werden.

Strategisch verschafft ein zentrales Fördermittelmanagement der Verwaltungsspitze einen umfassenden Gesamtüberblick: Welche Projekte laufen mit welchen Fördermitteln? Wo drohen Engpässe? Diese Transparenz erleichtert Steuerung und Controlling erheblich, merkt Angelika Steinhäuser an. „Gleichzeitig baut sich kontinuierlich Wissen auf – von Erfahrungen mit bestimmten Fördergebern bis zu bewährten Strategien –, das der gesamten Kommune zugutekommt und nicht mit einzelnen Personen verloren geht."

Auch beim Beratungsangebot der NRW.BANK profitieren Städte, Gemeinden und Kreise von einem breit aufgestellten Erfahrungsschatz der beiden Expertinnen. Während sich Angelika Steinhäuser umfassend mit dem Aufbau und der Pflege eines Fördermittelmanagements in kleinen und mittleren Kommunen und ihrem entsprechenden Fördermittelbedarf auskennt, bringt Katharina Schrot langjährige Erfahrung aus größeren Städten und mit EU-Fördermitteln ein. In der Summe können so Kommunen aller Größen quer durch Nordrhein-Westfalen kompetente Unterstützung für ihre Anliegen erhalten.

„Und egal, in welchem Stadium sich ihr Fördermittelmanagement gerade befindet,“ ergänzt Schrot. „Wir können in allen Entwicklungsphasen mit hilfreichen Tipps und Trainings zur Seite stehen.“ Sei es, dass man zum Start gemeinsam Strukturen, Zuständigkeiten und Abläufe entwirft, in der Folge dann bei der Umsetzung begleitet oder einfach Hinweise zu relevanten Förderprogrammen und deren Beantragung gibt (mehr Infos zum Angebot unter Mit NRW.BANK-Beratung zum erfolgreichen Fördermittelmanagement - NRW.BANK).

Die Palette der Anfragen reicht aktuell, so die Expertinnen, tatsächlich von A wie „anfangen“ über N wie „nachjustieren“ bis Z wie „zentralisieren“. Dank der kurzen Wege – als Förderbank des Landes ist die NRW.BANK traditionell mit den meisten nordrhein-westfälischen Kommunen eng verdrahtet – ist der Kontakt schnell hergestellt. 

Einer der wichtigsten Faktoren für eine nachhaltige Implementierung: die Unterstützung durch die Führungsspitze. „Wenn bei allen Beteiligten der Wille zur Veränderung und Zusammenarbeit da ist, kann es losgehen", sagt NRW.BANK-Expertin Steinhäuser, die auch für Kai Cornetz regelmäßige Sparringspartnerin beim Aufbau des Jüchener Fördermittelmanagements ist.

Dann gilt es zunächst, den Status-Quo aufzunehmen – wie und von wem werden Fördermittel aktuell akquiriert, wie läuft der Antrag, wie die Abwicklung, wo hakt es et cetera. Daraus ergeben sich die Felder, wo Handlungsbedarf besteht. Die Beispiele Sundern und Jüchen zeigen: Mit einem klaren Konzept lohnt sich der Weg – für die Projekte, die Finanzen und die gesamte Verwaltung.