Hinweisgebersystem

Eine hinweisgebende Person meldet oder legt Informationen über Verstöße offen. Hierfür bedarf es eines begründeten Verdachtsmomentes oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Handlungen/ Unterlassungen, die entweder gegen geltendes EU-Recht, deutsches Recht oder interne Verhaltensregeln verstoßen.

Ziel ist es, allen Personen die potentiell von einem Verstoß im beruflichen oder geschäftlichen Umfeld Kenntnis erlangt haben, die Möglichkeit zu geben, dies direkt an die NRW.BANK zu melden. Nur so besteht die Möglichkeit, den Verstoß abzustellen und zukünftig Maßnahmen zu ergreifen, die einen solchen Verstoß verhindern. Das Hinweisgebersystem ist wichtiger Bestandteil einer guten Compliance Kultur im Unternehmen und fördert Offenheit und Transparenz.

Die Meldestelle ist für die Entgegennahme der Hinweise verantwortlich und initiiert die Sachverhaltsaufklärung sowie je nach Sachverhalt das Ergreifen weiterer Maßnahmen. Die Aufgabe der Meldestelle für hinweisgebende Personen wird bei der NRW.BANK von der Abteilung Compliance wahrgenommen.

Durch Hinweise können Missstände behoben und die NRW.BANK vor finanziellen Schäden sowie Reputationsschäden geschützt werden. Im optimalen Fall wird die Meldung so früh abgegeben, dass noch rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können, um Schäden für die Bank abzuwenden und weitere Folgen zu umgehen. Doch auch wenn es sich um einen Missstand handelt, der sich bereits in einem fortgeschrittenen Stadium befindet, kann die NRW.BANK von einem Hinweis profitieren und Maßnahmen zur Beseitigung des Fehlverhaltens ergreifen und ähnliche Fälle für die Zukunft vermeiden.

Das System für hinweisgebende Personen steht allen Mitarbeitenden der NRW.BANK, aber auch externen Dritten zur Verfügung.

Nein, es steht jedem Mitarbeitenden und jedem externen Dritten frei, einen Hinweis abzugeben. Unabhängig davon ist aber zu beachten, dass die gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Sachverhalte zu melden, von dem System für hinweisgebende Personen unberührt bleibt. Dies betrifft insbesondere Meldungen nach dem Geldwäschegesetz und dem Wertpapierhandelsgesetz, die für jeden Mitarbeitenden der NRW.BANK verpflichtend sind.

Jedes Verhalten im Arbeits- oder Geschäftsumfeld, das unter juristischen aber auch unter ethischen Gesichtspunkten bedenklich wirkt, kann auch gemeldet werden. Es können schwerwiegende und offenkundige Verletzungen von deutschem und europäischem Recht ebenso Inhalt einer Meldung sein wie Straftaten, die sich gegen die Interessen der NRW.BANK richten. Beispiele sind Diebstahl oder Unterschlagung, Korruption, Untreue, Kreditbetrug oder auch der Missbrauch von Daten. Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Auch Sachverhalte, die Verstöße gegen unternehmensinterne Vorgaben wie den Verhaltenskodex sowie ethisches Fehlverhalten beinhalten, können gemeldet werden.

Nein, es ist nicht erforderlich, konkrete Beweise zum Sachverhalt vorzulegen. Die Beobachtung von auffälligen oder intransparent erscheinenden Vorgängen ist ausreichend. Unabhängig davon tragen detaillierte Informationen zu der Aufklärung des gemeldeten Sachverhaltes bei, daher sollte die Meldung möglichst viele Details enthalten. Achten Sie bitte darauf, sich nicht selbst strafbar zu machen, indem Sie selbstständig weitere Recherchen vornehmen.

Arbeitsrechtliche Themen wie Benachteiligung, Mobbing oder sexuelle Belästigung sind nicht für das System bestimmt und an die dafür zuständige Stelle zu richten, die im Bereich Personal angesiedelt ist.

Die Meldestelle ist keine allgemeine Beschwerdestelle. Sie ist dazu da, Hinweise zu potentiellen Verstößen gegen Gesetze und interne Regelwerke aufzunehmen.

Des Weiteren werden keine offensichtlich missbräuchlichen Hinweise untersucht!

Das Melden von wissentlich falschen Hinweisen ist verboten und kann Konsequenzen nach sich ziehen!

Die Aufgabe der Meldestelle wird bei der NRW.BANK von der Abteilung Compliance (OE 101-60700) wahrgenommen. Für die Kontaktaufnahme stehen verschiedene Wege zur Verfügung:

• Persönliche Kontaktaufnahme mit Herrn Weskamp (Leiter der Abteilung) telefonisch unter 0211-91741-6568. Das Telefongespräch wird nicht aufgezeichnet!
• per E-Mail an NRWBANK.Compliance-Hinweisgebersystem@nrwbank.de
• Nutzen des Online-Formulars auf der Homepage bzw. im Intranet
• per Post an die NRW.BANK, Compliance 101-60700, VERTRAULICH, Kavalleriestr. 22, 40213 Düsseldorf

Anonyme Hinweise sind möglich. Aber auch wenn Sie Ihren Namen nennen, ist die Meldestelle zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ihre Identität als hinweisgebende Person wird gegenüber Dritten nicht ohne Ihre Zustimmung preisgeben, es sei denn es besteht eine rechtliche Verpflichtung hierzu.

Bitte beachten Sie, dass Hinweisen besser nachgegangen werden kann, wenn Sie diese nicht anonym abgeben und wir bei Rückfragen mit Ihnen Kontakt aufnehmen können.

Alle Hinweise werden ernst genommen. Nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung ist eine rechtliche Würdigung vorzunehmen. Danach ist zu entscheiden, welche weiteren Folgemaßnahmen ergriffen werden und wer dafür zuständig ist. Ggf. ist auch eine Strafanzeige zu erstatten. Sofern Sie den Hinweis nicht anonym abgegeben haben, werden Sie auf jeden Fall über den Abschluss des Verfahrens informiert.

Ihre Daten werden entsprechend den einschlägigen europäischen und nationalen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz vertraulich behandelt und geschützt. Wenn Sie eine Meldung an die Meldestelle machen, handelt diese bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und der von Ihnen benannten Personen als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Sie wird in dieser Funktion die entsprechenden Vorkehrungen für einen datenschutzkonformen Umgang mit den Daten im gesetzlich geforderten Umfang treffen.

Hinsichtlich des Inhalts Ihres Hinweises sind gegebenenfalls spezielle datenschutzrechtliche Informations- bzw. Auskunftspflichten gegenüber der belasteten Person zu beachten. Darüber hinaus erfolgt bei eventuell eingeleiteten Ermittlungen zu gegebener Zeit eine Anhörung der betroffenen Person. Bitte beachten Sie, dass die Betroffenen regelmäßig mit den gegen sie erhobenen Vorwürfen konfrontiert werden müssen, schon damit sie ihre eigenen Verteidigungsrechte wahren können, z.B. das Recht auf eine Anhörung oder bei einer Vernehmung durch Strafverfolgungsbehörden.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten und insbesondere die Verknüpfung der Identität der hinweisgebenden Person mit der jeweiligen Meldung wird von uns vertraulich behandelt und nicht durch Übermittlung an Dritte offengelegt. Ggf. werden personenbezogenen Daten erforderlichenfalls an Behörden, zum Beispiel die Polizei oder Staatsanwaltschaft übermittelt. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Gutgläubige hinweisgebende Personen werden wegen der Abgabe eines Hinweises nicht benachteiligt oder sanktioniert – und zwar auch dann, wenn sich der Verdachtsfall im Nachhinein als unbegründet herausstellen sollte. Für den Fall, dass Hinweise wider besseres Wissen falsch abgegeben werden, behalten wir uns allerdings rechtliche Schritte vor.

Bei Meldungen werden folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben, erfasst und gespeichert:

• Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität offengelegt haben und gegebenenfalls Ihre Kontaktdaten, insbesondere Ihre Telefonnummer, unter der Sie bei eventuellen Rückfragen erreicht werden wollen
• ob Sie Mitarbeitende oder Mitarbeitender der NRW.BANK sind bzw. Ihre Position im Unternehmen
• und die Umstände Ihrer tatsächlichen Beobachtung einschließlich gegebenenfalls der Namen von Personen sowie sonstiger personenbezogener Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person bzw. auch der durch den Hinweis belasteten Person ist zum einen gestützt auf die spezialgesetzliche Verpflichtung für Kreditinstitute gem. § 25a I Satz 6 Nr. 3 KWG in Verbindung mit § 12 Hinweisgeberschutzgesetz eine Meldestelle zu unterhalten. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt gemäß § 10 Hinweisgeberschutzgesetz.

Die Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person innerhalb von 7 Tagen nach Eingang des Hinweises den Eingang der Meldung. Ferner informiert die Meldestelle den Hinweisgeber zeitnah über eine Einstellung des Verfahrens wegen nicht ausreichender Fundierung oder über das Ergebnis der Untersuchung. Darüber hinaus versuchen wir grundsätzlich, Sie zum Verfahrensstand und Ergebnis unserer Sachverhaltsaufklärung auf dem Laufenden zu halten. Dies ist uns jedoch aus verschiedenen rechtlichen bzw. Vertraulichkeitsgründen leider nicht immer möglich. Wir können Ihnen daher insbesondere dann nicht eine Auskunft garantieren, wenn dadurch der Ermittlungszweck gefährdet bzw. die Vertraulichkeit, der Datenschutz sowie die Verteidigungs- und Persönlichkeitsrechte gemeldeter Personen nicht angemessen gewährleistet werden können.

Als hinweisgebende Person haben Sie spezielle Betroffenenrechte (Art. 15 ff. DSGVO) u.a. das Recht auf Auskunft zu den über Ihre Person verarbeiteten Daten, das Recht auf Berichtigung fehlerhafter oder unvollständiger Daten, sowie unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten oder auf Löschung der zu Ihrer Person verarbeiteten Daten. Diese Rechte können Sie in der Regel gegenüber der Meldestelle ausüben. Sie haben außerdem das Recht, Kontakt zu dem Datenschutzbeauftragten aufzunehmen, wenn Sie weitere Informationen über die Datenverarbeitung erhalten oder Bedenken hinsichtlich der Datenverarbeitung vorbringen wollen. Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu, wenn Sie Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung haben sollten.